«Wir gehen mit der Zeit»
Zeiterfassung und HR-Tools von Abacus – damit beschäftigt sich Steffi Lutz bei der bsb.info.partner AG. Für die Projektleiterin ist die Umsetzung eines Projekts gelungen, wenn neue Prozesse und Tools den Arbeitsalltag ihrer Kunden vereinfachen.
Gibt es ein Projekt, das dir in besonderer Erinnerung bleibt?
Ja, und zwar das Projekt mit der FFF. Die Fresh & Frozen Food AG hatte Abacus in gewissen Bereichen bereits im Einsatz und wollte das System erweitern. Ich durfte in diesem für mich ersten grösseren Projekt die Zeiterfassung von null aufbauen, inklusive Mitarbeiterportal. Wir haben AbaClock, AbaUnit, AbaClik und MyAbacus integriert, wobei die Implementierung von AbaUnit eine Premiere für uns war.
Welche Anforderungen hatte der Kunde?
Dem Unternehmen war wichtig, dass die Mitarbeitenden neben dem Ein- und Ausstempeln in der Produktion auch eine Leistungserfassung pro Kostenstelle machen können, die sich auswerten lässt. Neben dem In- und Out-Stempeln war also auch das Stempeln der Arbeitstätigkeit gefragt.
Wie läuft das heute mit Abacus ab?
Arbeitet ein Mitarbeiter auf einer bestimmten Kostenstelle Kommissionierung und packt Produkte ein, erfasst er die Zeit, wann er damit anfängt und aufhört. Danach geht er zur nächsten Kommissionierung über und macht das Gleiche. So kann die FFF auswerten, wie viele Arbeitsstunden pro Kostenstelle anfallen. Für das Rapportieren dieser Stunden haben wir AbaUnit eingesetzt. Das Gerät, das über die Deep Cloud läuft, ist eine abgespeckte Version der AbaClock, an der Mitarbeitende mit einem Badge die Zeit stempeln können.
Was motiviert dich an deiner Arbeit besonders?
Jedes Projekt ist anders. Das Produkt Zeiterfassung ist zwar dasselbe, doch die Anforderungen variieren. Da immer wieder andere Menschen involviert sind, muss man sich auf neue Charaktere einstellen und die Leute abholen. Das finde ich total interessant. Mich motiviert auch, dass wir mit der Zeit gehen. Ich arbeite immer mit den neusten Produkten und bin in neue Prozesse involviert. Manchmal decken Standardprodukte nicht vollständig ab, was gewünscht wird. Diese auf unsere Kunden zuschneiden, umbauen und anpassen, damit es wirklich deren Anforderungen erfüllt, ist ebenfalls eine spannende Aufgabe.
Welche Art von Rückmeldung macht dich glücklich?
Da ich vorher selbst im HR gearbeitet habe, freut es mich besonders, wenn HR-Verantwortliche mir sagen, das von uns eingeführte Tool hat Arbeitsprozesse und den Arbeitsalltag vereinfacht. Es freut mich auch, wenn die eingesetzten Lösungen in den Arbeitsalltag passen und die Zusammenarbeit mit mir angenehm war. Mit Kunden, die ich über einen längeren Zeitraum begleite, pflege ich eine partnerschaftliche, schon fast freundschaftliche Geschäftsbeziehung, was sehr schön ist.
Was ist im HR ein Beispiel für eine gelungene Projektumsetzung?
Die von uns umgesetzten Prozesse sollen den Arbeitsalltag für alle verbessern, für das HR, aber auch für die Mitarbeitenden. Mitarbeitende haben beispielsweise über das MyAbacus Mitarbeiter-Portal Zugriff auf alle Daten und müssen nicht mit unterschiedlichen Tools arbeiten. Wird das Tool genutzt, bewährt es sich und ist es zum Beispiel einfacher, eine Absenz zu erfassen, dann ist ein Projekt für mich gelungen.
Welches Abacus-Produkt kann den Arbeitsalltag in einem Unternehmen deutlich optimieren?
Die HR-Tools sind generell eine grosse Unterstützung, mit wenigen Klicks lassen sich beispielsweise Zeugnisse generieren. Aus Erfahrung weiss ich, wie anspruchsvoll es ist, Zeugnisse zu schreiben. Onboarding & Offboarding ist ein neues Produkt, das ich selbst noch nicht umsetzen konnte, aber schon mehrmals vorstellen durfte. Das generiert bestimmt auch nochmals einen Mehrwert.
Wann ist es für ein Unternehmen sinnvoll, die Bereiche HR und Zeiterfassung mit Abacus zu digitalisieren?
Das Digitalisieren der Zeiterfassung macht eigentlich immer Sinn, denn es ist gesetzlich vorgeschrieben, die Arbeitszeit der Mitarbeitenden zu dokumentieren. Wir betreuen auch viele kleine Firmen, die es einsetzen. Für die HR-Tools braucht es meiner Meinung nach eine gewisse Unternehmensgrösse. Applikationen wie Mitarbeitergespräche oder Zeugnis-Tools bewähren sich für Betriebe, die 30, 40 oder mehr Mitarbeitende beschäftigen.