Generelle Informationen zur Umstellung
So gelingt die Umstellung auf QR-Rechnung
Die orangen und roten Einzahlungsscheine wurden per 30. September 2022 vom Markt genommen und durch das Nachfolgeprodukt QR-Rechnung abgelöst.
Ihren Rechnungsprozess können Sie nur noch mittels QR-Rechnung oder eBill abwickeln. Dazu benötigen Sie Anpassungen – insbesondere bei der Kreditoren-, Debitoren- und Zahlungssoftware aber auch bei der Hard- und Software von Lesegeräten und Scanning-Plattformen. Stellen Sie sicher, dass Sie die notwendigen Schritte früh genug in die Wege leiten, damit Sie nahtlos QR-Rechnungen nahtlos einsetzen können.
Unsere Ms. QR ist bereit und begleitet Sie gerne Schritt für Schritt bei der Umstellung. Details die Ms. QR nicht erklärt, finden Sie in der ausführlichen Anleitung zur QR-Rechnung.
Als Abacus Kunde benötigen Sie für das Schreiben von QR-Rechnungen mindestens die Version 2020. Folgende Abacus-Versionen unterstützen die QR-Rechnung:
Lesen der QR-Rechnung (Kreditorenseite)
ab Version 2018 SP November 2019
ab Version 2019 SP September 2019
ab Version 2020 Release Februar 2020
Drucken der QR-Rechnung (Debitorenseite)
ab Version 2020 Release Februar 2020
Hinweis: Da zwischenzeitlich Optimierungen vorgenommen wurden, empfehlen wir, den aktuellen Stand der Version (Servicepack / Hotfix) zu installieren.
Weitere Informationen und Downloads
Die häufigsten Fragen:
Bitte beachten Sie, dass der Bankenstamm, welcher von Six zur Verfügung gestellt wird, aktualisiert werden muss. (Siehe auch Dokumentation «QR-Rechnung Checkliste»)
- Bankenstamm (Text) (ZIP) für den Import im Programm 413 «Bankenstamm» verwenden.
- Mit QR-IBAN: Löst den «orangen Einzahlungsschein» ab und muss immer eine 27-stellige Referenznummer aufweisen
- Gewöhnliche IBAN: Löst die «roten Einzahlungsscheine» ab. Diese kann eine Nummer beginnend mit «RF»…
- …oder auch keine Referenznummer aufweisen
In der Dokumentation «QR-Rechnung Anleitung» ist auf der letzten Seite der aktuelle Stand der von Abacus getesteten Belegleser ersichtlich.
Bestehen Probleme mit einem Reader, gilt es zunächst zu prüfen, ob die Daten einer QR-Rechnung vom Belegleser in einem gewöhnlichen Texteditor korrekt interpretiert werden können. Falls dies nicht funktioniert, wenden Sie sich bitte an den entsprechenden Gerätehersteller.
Damit der Lieferant aus den Stammdaten gefunden werden kann, muss mindestens der Name* und die Postleitzahl des Lieferanten mit den gespeicherten Daten im System übereinstimmen. Ab Version 2019 besteht ein Adress-Aktualisierungs-Dialog, welcher es ermöglicht, die Angaben aus der QR-Rechnung in das System zu übernehmen. Auf Version 2018 muss diese Anpassung in den Stammdaten manuell erfolgen.
*Die Gross- / und Kleinschreibung im Namen sowie auch «ä» oder «ae» werden mit den neusten Versionen (Hotfixes / Servicepacks ab September 2020) aus der Prüfung der Namensübereinstimmung ausgeschlossen.
Allgemeine Neuerungen:
Neben den Zahlungsinformationen können weitere Daten wie beispielsweise die Rechnungsnummer des Rechnungsempfängers oder die Mehrwertsteuernummer enthalten sein. Diese zusätzlichen Informationen vereinfachen die Erfassung der Belege. Der sogenannte Swiss QR-Code bietet zudem eine interessante Möglichkeit für Verbände und Vereine zur Spendensammlung, indem der Code auf Plakate und Flyer angebracht wird. Die QR-Rechnung kann mit einem handelsüblichen Drucker erstellt werden, da der Einzahlungsschein nur noch schwarz-weiss dargestellt wird.
Die händische Erfassung oder Vervollständigung entfällt. Alle für die Zahlung notwendigen Informationen sind sowohl im QR-Code enthalten als auch auf dem QR-Einzahlungsschein aufgedruckt. Die Zahlungsinformationen sind somit auch ohne technische Hilfsmittel lesbar.
Die neuen Einzahlungsscheine dürfen frühestens ab 1. Juli 2020 eingesetzt werden. Während der Übergangsfrist ist die parallele Nutzung der heutigen roten und orangen Einzahlungsscheine und der QR-Rechnung möglich.
Dies ist grundsätzlich jeder Bank überlassen, ob sie den Swiss Payment Code implementiert. Ob Internationale Banken dies tun werden kann nicht von Abacus beeinflusst werden. Was nicht empfohlen wird ist, dass die QR IBAN mit Referenz ins Ausland versendet wird. Ansonsten kann der Empfänger die Daten rechts vom QR Code manuell abtippen oder die Rechnungen international gleich versenden wie heute.
Neuerungen für Abacus User:
Mit Abacus sind Sie für die kommenden Änderungen bestens vorbereitet. Die Erstellung und das Verarbeiten der QR-Rechnung werden für die unterschiedlichen Versionen durch ein Servicepack möglich (siehe Fahrplan Abacus). Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrem Vertriebspartner, damit er Sie dabei unterstützen kann.
In diesem Fall kann die Faktura im Abacus erfasst werden, die Information des Zahlweges kann aber nicht korrekt gespeichert werden. Die Zahlung muss manuell im E-Banking abgesetzt und im Abacus der Beleg manuell bezahlt werden.
Die meisten Smartphones unterstützen das Lesen von QR-Codes. Zudem gibt es auch viele Apps, die es ermöglichen die Daten aus dem QR-Code zu entschlüsseln
Dies ist grundsätzlich jeder Bank überlassen, ob sie den Swiss Payment Code implementiert. Ob Internationale Banken dies tun werden kann nicht von Abacus beeinflusst werden. Was nicht empfohlen wird ist, dass die QR IBAN mit Referenz ins Ausland versendet wird. Ansonsten kann der Empfänger die Daten rechts vom QR Code manuell abtippen oder die Rechnungen international gleich versenden wie heute.
Fragen rund um die Hardware:
Grundsätzlich können alle guten Dokumentscanner eingesetzt werden, welche Schwarz/Weiss, Graustufen und farbig scannen können. Ein guter Einzug ist wichtig. Ideal auch, wenn eine automatische Ausrichtung, sowie eine Ultraschall-Doppeleinzug-Erkennung vorhanden ist. Wir empfehlen Dokument-Scanner von Canon und Panasonic.
Wir empfehlen die elektronische Unterzeichnung (Visumskontrolle) zu verwenden. Somit entfällt das Ablegen des unterzeichneten Dokumentes und die Rechnung kann einmalig bei der Erfassung der Rechnung im Dossier abgelegt werden.
Ein Vorteil der neuen QR-Rechnung mit Zahlteil ist, dass sie direkt auf handelsüblichen Druckern (Laser- oder Tintenstrahldrucker) selbst erstellt werden können. Damit Sie QR-Rechnungen aus dem Abacus drucken können, benötigen Sie mindestens die Version 2020 vom Februar. Die Perforationspflicht dient dazu, dass der Zahlteil und Empfangsschein sauber abgetrennt werden können.
Der Zahlteil und Empfangsschein müssen auf naturweissem oder weissem Papier mit einem Gewicht von mindestens 80 bis maximal 100 g/m2 erstellt werden. Die Verwendung geprüfter Recycling-FSC- und TCF-Papiere ist erlaubt. Nicht zugelassen sind hingegen beschichtete und reflektierende Standardpapiere.
Fragen rund um e-Bill und e-Banking:
Für die Mahnungen können die Definitionen so vorgenommen werden, dass der QR-Code ohne Betragsangabe gedruckt wird.
Vermutlich wurden diese roten Einzahlungsscheine für Spendenaktionen extern gedruckt. Im Abacus ist immer ein Rechnungsempfänger bekannt, weswegen auch im Zahlteil diese Adresse angedruckt wird. Für Spendenaktionen ist dieser i.d.R. nicht bekannt, weswegen man diese Information leer belassen möchte. Bitte kontaktieren Sie ihren Anbieter, der bisher die roten Einzahlungsscheine gedruckt hat.
Nein, diese Information kennt in der Regel der Lieferant nicht. Deswegen wurde für diese Information auch keine Lösung im QR-Code implementiert.
Mit dem Barcode-Generator können spezielle Inbox-Barcodes erstellt werden welche direkt die Kreditoren Inbox adressieren, und gleichzeitig zur Dokumentstapeltrennung verwendet werden können. Gleichzeitig ist es möglich zu wählen ob eine bestimmte Belegnummer vorzugeben ist oder die nächst höhere gewählt werden soll.
In der Debitorenbuchhaltung gibt es keine “Kundenschnellerfassung” analog der “Lieferantenschnellerfassung”. Bei der Verarbeitung der Debitorenrechnungen über die AbaScan-Inbox steht ein eingeschränkterer Funktionsumfang zur Verfügung als in der Kreditorenbuchhaltung. In den meisten Fällen werden Rechnungen aus Drittsystemen via Schnittstelle importiert.
Richtig. Es können E-Mailpostfächer überprüft und die Anhänge in die AbaScan-Inbox verschoben werden.
In solchen Fällen muss im Lieferantenstamm bei den Zahlwegen die Funktion “Zahlung an anderen Begünstigten” verwendet werden.
Wenn Sie eine QR-fähige Version haben und die Rechnungen mit dem richtigen Zahlweg und richtiger EZ-Referenz erfasst wurden, können die Belege ohne Weiteres im Überweisungsvorschlag K231 aufbereitet werden.
Damit ein Lieferant erfasst werden kann, benötigt es auch aus der Schnellerfassung keinen Zugriff auf den Lieferantenstamm. Der Benutzer benötigt aber die Schreibrechte auf die Adresse.
Ja, eine Schnittstelle zum nest/is-e ist vorhanden. Diese ist auf den Servicepack vom Mai geplant.
Wir haben keine Direktschnittstelle zu diesem Programm. Via AbaConnect können aber QR-Belege importiert werden. Nehmen Sie dazu bitte Kontakt zu Ihrem Vertriebspartner oder Schnittstellen-Betreiber auf.
Vermutlich hat der Kunde fälschlicherweise die Zahlung in seinem E-Banking als ESR-Zahlung erfasst. Erkennen kann man dies, wenn die Teilnehmernummer und nicht die IBAN im Abacus ersichtlich ist. Falls die Zahlung richtig ist, ist vermutlich im Abacus der falsche Referenztyp auf dem Beleg hinterlegt.
Im Programm 621 «Applikationseinstellungen» kann eingestellt werden, dass bei der Mahnung das EZ-Verfahren vom Beleg verwendet wird. Ist der Beleg also mit ESR, dann verwenden wir auch bei der Mahnung das ESR-Verfahren. Ist die Einstellung nicht aktiv, wird das Verfahren vom Debitor berücksichtigt.
Bei den QR-Zahlungen überprüft Abacus standardmässig immer zuerst die komplette Referenzzeile. Nur wenn es keine 100 % Übereinstimmung gibt, prüfen wir die Referenzzeile gemäss den einzelnen Definitionen aus dem Programm 4185 «QR-Teilnehmernummern».
Für diesen Zweck gibt es den QR-Einzahlungsschein ohne Referenz. Details finden Sie im Dokument «Anleitung QR-Rechnung».
Eventuell ist die Texterkennung auf dem Scanner fehlerhaft. Falls die Dokumente via AbaScan hochgeladen werden, fehlt vermutlich die Einstellung für die Erkennung des QR-Codes im Programm Q955 «AbaScan Job Manager».
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Wir erweitern diese Auflistung laufend, weitere Fragen können Sie gerne über das Kontaktformular stellen.