Abacus Archivierung und Scanning

Mit der Abacus Archivierung und Scanning Softwarelösung können Sie die Archivierung Ihres Unternehmens digitalisieren und profitieren fortan von einer lückenlosen Aufbewahrung der Dokumente. Es ist jederzeit möglich, auf die Dokumente zuzugreifen. Mit einer Volltext-Suche können die gewünschten Dokumente unmittelbar aufgerufen werden.

Dokumente effektiv und übersichtlich aufbewahren

Die Anzahl von Dokumenten in Unternehmen ist immens. Rechnungen für Kunden, Rechnungen von Lieferanten, Bestätigungen für einen Auftrag oder Bestellungen füllten jahrelang ganze Räume mit Aktenordnern. Durch die Digitalisierung der Archivierung wird dieser Platz unnötig. Vielmehr werden die Dokumente digital aufbewahrt. Dies bietet darüber hinaus den Vorteil, dass ein zeit- und ortsunabhängiger Zugriff möglich ist. Die Abacus Archivierung ermöglicht eine elektronische Ablage aller Dokumente in einzelne Archive oder Dossiers. Durch die übersichtliche Ablage der Dokumente können Sie diese aufbewahren und verwalten. Zudem entspricht die Abacus Archivierung Software sämtlichen gesetzlichen Anforderungen.

Integriertes Management von Dokumenten

Mit dem integrierten Dokumentenmanagement von Abacus mit AbaSearch und AbaScan werden verschiedene Dokumente in den Dossiers und Archiven abgelegt. Die Dokumente aus der Archivierung von Abacus sind dabei in unterschiedlichen Formaten verfügbar. Dies ermöglicht eine schnelle Darstellung in E-Mails, Dokumenten oder Microsoft Office Programmen. Die archivierten Dokumente können Sie anschliessend in verschiedenen Programmen öffnen, Ihren Bedürfnissen anpassen und dann erneut speichern. Durch die Zuordnung von Beleg und Stammdaten ist ein durchgehender Nachweis sämtlicher Belege im Unternehmen möglich. Die Verbindung mit den jeweiligen Kundendaten ermöglicht einen schnellen Zugriff auf die notwendigen Dokumente, für eine übersichtliche Archivierung ist dank integriertem Dokumentenmanagement gesorgt.

Elektronische Signatur für mehr Sicherheit

Die Abacus Archivierung bietet zudem die Möglichkeit, eine elektronische Signatur vorzunehmen. Denn die Dokumente lassen sich in der Abacus Softwarelösung elektronisch signieren. Somit ist es möglich, die Authentizität der Dokumente zu gewährleisten. Ab dem Zeitpunkt der elektronischen Signatur erfolgte keine Veränderung der Dokumente.

Schnelle Verarbeitung mit Abacus Scan

Mit AbaScan ist eine schnelle Verarbeitung der verschiedenen Dokumente möglich. Die Rechnungen von Lieferanten oder Dokumente mit Kommunikationsinhalten können einfach gescannt werden. Mit AbaScan erfolgt eine Verarbeitung der Papierdokumente. Die einzelnen Dokumente werden dann im digitalen Stapel automatisch getrennt und elektronisch signiert. Im gleichen Arbeitsschritt findet die Ablage in verschiedene Dossiers und Archiven statt. Zudem können Sie mit der Scanning-Lösung Abacus Scan Ihre Arbeitsprozesse individualisieren. Denn es stehen unterschiedliche Varianten der Verarbeitung zur Verfügung.