Spesenerfassung

Ärger mit den Spesen war gestern.

Spesenmanagement leicht gemacht

Erfassung, Freigabe und Verarbeitung der Spesen waren noch nie so einfach – sei es mobil mit dem Smartphone oder im Browser Ihrer Wahl über das Mitarbeiter-Portal MyAbacus.

Das Abacus Spesenmanagement deckt sämtliche Bedürfnisse von Unternehmen jeder Grösse ab – vom einzelnen Modul bis zur integrierten Gesamtlösung. Ihren Mitarbeitenden stehen unterschiedliche Eingabemöglichkeiten zur Verfügung, die alle miteinander vernetzt sind. Definieren Sie Ihren eigenen Freigabeprozess mit bis zu drei Instanzen. Die Freigabe erfolgt mit wenigen Klicks im Mitarbeiterportal MyAbacus oder bequem über die Freigabe-Kachel in der Spesen App AbaClick. Sämtliche Informationen sind überall und in Echtzeit abrufbar.

Dank der vollständigen Integration können die Spesen direkt in den Finanzapplikationen und/oder in der Lohnbuchhaltung der Abacus Business Software weiterverarbeitet werden. Sie können Ihre Ausgaben sofort mit den Firmenkreditkartentransaktionen abgleichen. Die Transaktionen erscheinen in Echtzeit in der Abacus Business Software und werden mit dem richtigen Beleg verknüpft. Mit unseren Lösungen für das Spesenmanagement sparen Sie Zeit und Kosten.

Ihr Nutzen mit der Abacus Spesen Software

Konzipieren Sie die Spesen Software so, wie es Ihr Unternehmen vorgibt. Individuell und auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Das Abacus Spesen Tool zeichnet sich durch folgende Vorteile aus:

Automatisiert

Automatischer Abgleich der Spesen mit Kreditkartentransaktionen

Künstliche Intelligenz

Die richtige Spesenart wird selbständig erkannt

ABAC_Icon_Ersparnis_von_Zeit_und_Geld

Daten in Echtzeit

Echtzeit-Übersicht offener und zurückbezahlter Spesen

Individueller Spesenprozess

Zahlung, Spesenerfassung, Freigabe, automatische Verbuchung und Rückzahlung an Mitarbeitende – noch nie war der Spesenprozess so einfach wie mit der Abacus Spesen Software. Die Erfassung- und Verarbeitungsmöglichkeiten können individuell definiert werden. Sehen Sie den Prozess nachstehend im Überblick:

AbaClik: für Spesen, Zeit und Absenzen

  • Spesenbelege oder Kreditorenrechnungen scannen oder uploaden
  • Automatische Datenerkennung und -aufbereitung mit künstlicher Intelligenz
  • Verschiedene Mehrwertsteuersätze werden erkannt
  • Zuteilung zur richtigen Spesenart
  • Hinterlegung und automatische Prüfung des Spesenreglements
  • Zuweisung auf Projekte
  • Mit AbaClik 3 und MyAbacus verschiedene Erfassungsmöglichkeiten
  • Einsatz der Abacus Debit Karte
  • Einsatz von YAPEAL möglich
  • Einsatz von Firmenkreditkarten möglich

Freigabeprozess

  • Freigabeprozess mit bis zu drei Instanzen möglich
  • Freigabeanträge mit einem Klick auf AbaClik 3 oder im MyAbacus bearbeiten
  • Spesenfreigabe mit Chatfunktion

Automatische Verbuchung

  • Autonome Verbuchung in die Lohn- und Finanzbuchhaltung
  • Automatischer Abgleich der Firmenkreditkartentransaktionen in Echtzeit
  • Rückzahlung an Mitarbeitende in Echtzeit mit YAPEAL

Auswertung

  • Individuell gestaltbare Spesenstatistik
  • Spesencockpit im Mitarbeiter-Portal und auf dem Smartphone in Echtzeit verfügbar
Illustration: Spesenmanagement - Cockpit iMac

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